Het effect van time management training: wetenschappelijke studies beschouwd

Dr. Brigitte J.C. Claessens

Al jaren vragen we ons af of time management trainingen daadwerkelijk effectief zijn in het veranderen van het gedrag en de prestatie van de deelnemers. Sinds de introductie van het begrip ‘time management’ in boeken, trainingen en workshops rond 1950 is er in wetenschappelijk opzicht relatief weinig aandacht voor geweest. Daarnaast laten de resultaten van de trainingsevaluatie door wetenschappers samengevat een gemengd beeld zien. In sommige studies wordt een duidelijk verschil gemeten: deelnemers hebben door de training meer vaardigheden verkregen om goed met hun tijd om te gaan en beschouwen zichzelf als efficiënter en effectiever in het werk. Daarnaast worden zij door collega’s en leidinggevenden hoger gescoord op hun time management gedrag en prestatie in het werk. Echter, in andere studies komt een heel ander beeld naar voren: er is nauwelijks een verschil gevonden tussen het functioneren van deelnemers voor en na de training of zelfs een negatief effect doordat men minder sociaal in het werk stond door een strakke time management benadering. Kortom: de studies die gedaan zijn laten een gemengd beeld zien en zijn niet overtuigend.

Een lastig probleem bij time management is dat er zeer veel verschillende definities beschikbaar zijn over het begrip time management. De definities zoals gehanteerd door wetenschappers variëren van technieken om met tijd om te gaan tot het gebruik van procedures om persoonlijke doelen na te streven, productiviteit te vergroten of stress te verlagen (voor referenties, zie Claessens, 2004). In de verschillende studies zijn verschillende definities gebruikt wat resulteerde in verschillende time management interventies, onderzoeksmethoden en resultaten. In mijn eigen opvatting omvat het begrip time management drie hoofdaspecten: het beoordelen van tijd (time assessment), het plannen (planning) en het controleren van tijd (monitoring). Een effectieve time manager beoordeelt nieuwe werkzaamheden op een aantal onderdelen, waaronder: passend in zijn/haar tijd, vakgebied of persoonlijke interesse. Vervolgens worden werkzaamheden gepland in de tijd en worden prioriteiten vastgesteld.

Voor en tijdens het uitvoeren van werkzaamheden wordt ondermeer regelmatig nagegaan of men datgene uitvoert wat men gepland had te doen, of men het werktempo moet aanpassen en men zichzelf moet bijsturen in het uitvoeren van werkzaamheden.

 Een van de goeroes op het gebied van time management is Stephen Covey, ondermeer bekend door zijn boeken “The 7 habits of highly effective people” (1990) en “First things first”(1994). Covey maakt een onderscheid tussen vier ‘time management stromingen’. De eerste stroming wordt gekarakteriseerd door het instellen van geheugensteuntjes, checklisten en het maken van aantekeningen. De tweede stroming voegt het vooruitdenken toe: het stellen van doelen, het plannen van werkzaamheden en het vastleggen van afspraken in een agenda (op papier dan wel elektronisch). De derde stroming legt de nadruk op het werken volgen een plan om zoveel mogelijk werk te kunnen doen in korte tijd. Het vastleggen van korte en lange termijn doelen en het stellen van prioriteiten zijn de belangrijkste toevoegingen. De vierde stroming, volgens Covey de meest complete stroming, legt de nadruk op ‘wat belangrijk is in het leven’. Time management in deze opvatting is het middels genoemde technieken nastreven van wat men belangrijk vindt om te volbrengen, het uitbannen van ongewenst werk en het ‘nee’ leren zeggen. Een effectieve time management training zou volgens Covey’s opvatting uit de vier stromingen tezamen moeten bestaan.

Uit mijn eigen promotie-onderzoek tussen 2000 en 2004 komt naar voren dat het effect van time management trainingen deels bepaald wordt door persoonlijkheidskenmerken, maar ook door de mate waarin men de beschikking heeft over middelen om time management gedrag te kunnen vertonen en door de mate waarin men gemotiveerd is voor een gedragsverandering in zijn of haar manier van werken. Kortom, persoonlijkheid, kenmerken van de werksituatie en persoonlijke motivatie bepalen mede hoe en in welke mate men profijt zal hebben van een time management training. Vanzelfsprekend is van belang hoe de training is ingericht en of de kennis en vaardigheden uit de training overdraagbaar zijn naar een persoonlijke werksituatie.

 Recent is er een wetenschappelijk artikel verschenen van Green & Skinner (2005) waarin het effect van een time management training onder 233 deelnemers van verschillende organisaties werd onderzocht. De training was samengesteld uit meerdere bestaande time management trainingen om zo volledig mogelijk te zijn en te voldoen aan de door Covey genoemde ‘vierde stroming’. Het effect van de training werd gemeten door het afnemen van een gevalideerde vragenlijst op verschillende momenten in de tijd (zelfbeoordeling en van managers) en het observeren van deelnemers tijdens de training. Ongeveer 2 en 7 maanden na de trainingen vulden 134 deelnemers nogmaals de vragenlijst in. Daarnaast gaven managers hun oordeel over 117 deelnemers. Op deze manier konden de effecten van de training uitvoerig worden bestudeerd kort na de training, na verloop van tijd en naar het oordeel van managers.
Uit de resultaten kwam naar voren dat kennis over time management en vaardigheden van de meeste deelnemers in deze studie significant toenamen als gevolg van de training, met name op het gebied van plannen, prioriteiten stellen, assertiviteit en het beheersen van persoonlijke stress. Gemiddeld was de toename in persoonlijke effectiviteit ongeveer 20%. Het succes van de training lag ondermeer in het kunnen toepassen van de nieuwe kennis en vaardigheden in de eigen werksituatie ofwel de overdraagbaarheid van de training naar de werkplek. Daarnaast speelde de werkomgeving en de motivatie om aan een time management training deel te nemen een belangrijke rol. Hoewel het van een organisatie een financiële inspanning vergt om de werksituatie aan te passen op het kunnen toepassen van time management technieken (zoals het aanschaffen van software of een papieren systeem om werkzaamheden mee te plannen en te monitoren) levert het al snel voordeel op wanneer men hierdoor effectiever kan werken.

Er zal nog veel verder onderzoek moeten worden verricht om alle aspecten die een rol spelen in de effectiviteit van time management trainingen te kunnen vaststellen en te kunnen beïnvloeden maar de studie van Green & Skinner heeft wel laten zien dat de moderne time management trainingen wel degelijk een positieve invloed kunnen hebben op persoonlijke effectiviteit.

Bronnen

Claessens, B.J.C. (2004). Perceived Control of Time: Time Management and Personal Effectiveness at Work. Eindhoven: Universiteitsdrukkerij Technische Universiteit Eindhoven.

Covey, S.(1990). The 7 habits of highly effective people. New York: Simon & Schuster.

Covey, S., Merill, R. & Merill, R. (1994). First things first. New York: Simon & Schuster.

Green, P. & Skinner, D. (2005). Does time management work? An evaluation. International Journal of Training and Development, 9, pp. 124-139.