Eén voor één of meerdere tegelijkertijd

Door dr. Brigitte J.C. Claessens

Een veelgehoord time management advies is dat we tijd kunnen besparen door taken één voor één uit te voeren. We werken efficiënt door met één taak tegelijkertijd bezig te zijn en pas te stoppen wanneer het werk af is. Op deze manier blijven we gefocused op de taak, in de juiste mindset, geconcentreerd en hebben geen extra tijd nodig om de taak weer op te pakken, nadat we met een andere activiteit zijn bezig geweest. Daarnaast voorkomen we dat we onderdelen van de taak over het hoofd zien, fouten maken of veel meer tijd kwijt zijn dan we vooraf hadden ingecalculeerd.

Dé vraag hier is echter: is iedereen in staat om taak voor taak af te werken en, misschien nog veel belangrijker, vinden we dit prettig?

In de wetenschap is er sinds 10 jaar aandacht voor het verschil tussen zogenaamde ‘monochrone’ en ‘polychrone’ individuen (zie ondermeer Bluedorn, Kaufman & Lane, 1992).
Een monochrone individu heeft een persoonlijke voorkeur om per tijdsmoment met één taak bezig te zijn zodat er onverdeelde aandacht is voor één activiteit per keer. Pas wanneer deze activiteit is afgerond, gaat hij of zij over op een volgende taak of activiteit. Een polychroon individu daarentegen heeft een persoonlijke voorkeur om met twee of meer zaken tegelijkertijd bezig te zijn: te lunchen tijdens het telefoneren of de agenda bij te werken terwijl hij of zij aan een offerte werkt en een collega te woord staat. Polychroniciteit is in wezen hetzelfde als ‘multi-tasking’ waarin er meerdere activiteiten in hetzelfde tijdsbestek plaatsvinden. Het verschil is dat polychroniciteit een persoonlijke keuze zou zijn en multi-tasking door de werksituatie opgedrongen wordt.

In hoeverre is een monochrone of polychrone voorkeur onderdeel van iemands persoonlijkheid? Is het te veranderen of te beïnvloeden?
Vanuit de officiële definitie van polychroniciteit (Bluedorn, 2002), de mate waarin individuen (1) de voorkeur geven aan het werken aan twee of meer taken tegelijkertijd en (2) de overtuiging hebben dat deze voorkeur de beste manier is om iets te doen, is af te leiden dat het een voorkeur is en niet persoonlijkheidskenmerk. Bluedorn beschouwt monochroniciteit en polychroniciteit als de uitersten van een schaal, waarbij individuen zich in de ene situatie kunnen richten op 1 taak tegelijk en in een andere situatie op meerdere taken tegelijkertijd.

 Resultaten van wetenschappelijke studies naar de overeenkomst tussen deze voorkeuren en persoonlijkheid geven geen uitsluitsel over deze relatie. Enerzijds zijn er aanwijzingen dat iemand het nodig heeft om meerdere zaken tegelijkertijd te doen om voldoende geprikkeld en creatief te zijn, anderzijds lijkt het neer te komen op een keuze vanuit de eisen van een werksituatie. Uit mijn eigen interviews met werknemers uit verschillende organisaties blijkt dat sommige personen het vooral prettig vinden om met meedere taken tegelijkertijd bezig te zijn en anderen daarentegen niet.

Vanuit time management oogpunt zou het effectiever zijn om een monochrone aanpak van het werk te hebben. Met andere woorden, een polychroon persoon past niet in het “stap voor stap” plaatje, één ding tegelijk doen wat binnen time management normen gebruikelijk is.

Traditionele time management trainingen sluiten zodoende goed aan bij de manier van werken van personen met een monochrone voorkeur. Aan de andere kant bestaat een gemiddelde werksituatie uit het omgaan met verstoringen (bijvoorbeeld telefoon, e-mail, collega’s die iets komen vragen) of tussenkomende taken of activiteiten (bijvoorbeeld een acuut probleem oplossen) wat kan neerkomen op een polychrone uitvoer van het werk.

Uit wetenschappelijke studies (waaronder Kaufman-Scarborough, & Lindquist, 1999) is gebleken dat het aanleren van de planmethode waarin men rekening leert houden met een aantal verstoringen of ongeplande taken, gedurende de werkdag, een significante verbetering laat zien in de prestatie van individuen. Zelfs personen met een monochrone voorkeur kunnen met behulp van een plantechniek leren omgaan met een werksituatie met veel verstoringen en ongeplande taken. In het geval van jonge onervaren medewerkers helpt het wanneer een leidinggevende of supervisor hen begeleid in het rekening houden met verstoringen en het organiseren van drukke en/of chaotische werkdagen. Een veel gehoorde uitspraak in organisaties is: “mijn werk is niet te plannen, ik weet nooit wat er tussendoor komt”. Deze uitspraak is maar ten dele waar. Welke taken of activiteiten tussendoor komen is vooraf niet te plannen, wel is het mogelijk om rekening te houden met de tussenkomst van dit type taak of activiteit en hiervoor tijd in te plannen. In een aantal time management boeken is het advies opgenomen om dagelijks 8 tot 10 taken voor jezelf te plannen. Uit mijn eigen onderzoek is echter gebleken dat het reëler is om uit te gaan van 4 tot 6 taken per dag, uiteraard afhankelijk van omvang en complexiteit van de taak.

Time/system hanteert hiervoor de 60:20:20-regel. Deze regel zegt dat u niet meer dan 60% van uw dag in uw dagplan moet volboeken en dat deze tijd gewijd moet worden aan uw meest belangrijke activiteiten. De volgende 20% moet worden gereserveerd voor ongeplande activiteiten, een vergadering die uitloopt of een verkeerd ingeschatte tijdsbehoefte. Met de resterende 20% dekt u zichzelf in voor het onverwachte, bijvoorbeeld collega’s die plotseling advies nodig hebben. Deze vuistregel is uiteraard een gemiddelde. De administratieve medewerker die dagelijks een aantal specifieke taken moet vervullen, wordt waarschijnlijk minder snel overvallen door een leger van verrassingen dan een topmanager die het grootste deel van zijn tijd besteedt aan vergaderingen en onderhandelingen.

Het gevoel van controle over tijd neemt nog meer toe wanneer er ook tijd gepland wordt voor verstoringen of ongeplande taken, of je een monochroon persoon bent of niet.

The feeling of control over time increases when you plan for disruptions or unplanned tasks, whether or not your character is monochronous.

Bronnen

Bluedorn, A.C. 2002. The Human Organization of Time: Temporal Realities and Experience. Stanford, CA: Stanford University Press.

Bluedorn, A. C., Kaufman, C., and Lane, P. M. (1992). "How Many Things Do You Like to Do at Once? An Introduction to Monochronic and Polychronic Time." Academy of Management Executive, 6 (4), 17-26.

Kaufman-Scarborough, C. & Lindquist, J.D. (1999). Time management and Polychronicity: Comparisons, Contrasts, and Insights for the Workplace, Journal of Managerial Psychology, 14 (3/4), pp. 288-312.

Slocombe, T. E., and A. C. Bluedorn (1999). Organizational Behavior Implications of the Congruence between Preferred Polychronicity and Experienced Work-Unit Polychronicity. Journal of Organizational Behavior, 20, 75-99.