Tijdverslinders en werkverstoringen

Door dr. Brigitte J.C. Claessens

Organisaties zijn gebaat bij een effectief functionerende werkpopulatie doordat dit onder meer financiële voordelen biedt, maar ook voor individuele werknemers biedt het voordelen, bijvoorbeeld in arbeidstevredenheid. Effectief werken wil zeggen: datgene doen wat je je voorgenomen had te doen of, in sommige gevallen, afgesproken had te doen. Door efficiënt te werken krijg je meer werk gedaan op een werkdag en dit leidt tot een hogere arbeidsprestatie en tevredenheid over de werkdag.

Grote bronnen van inefficiëntie in het werk zijn de zogenaamde tijdverslinders. Een typisch voorbeeld wordt gevormd door de veelheid van vergaderingen in het bedrijfsleven. Hoewel een vergadering zou moeten bestaan uit een bespreking tussen twee of meer mensen die op een effectieve manier informatie uitwisselen, is het voor velen een vervelende tijdverslinder. Een gemiddelde vergadering heeft geen (duidelijke) agenda, geen afgebakend tijdskader en wordt afgerond zonder afspraken over concrete resultaten. Velen ervaren vergaderingen zodoende als nutteloos. Er is met name in de VS veel onderzoek gedaan naar manieren om effectief te vergaderen, bijvoorbeeld door staand te vergaderen in plaats van te gaan zitten (Bluedorn, Turban & Love, 1999) waardoor men een haastgevoel heeft en niet verzandt in lange of onnodige discussies.

Het nuttig omgaan met (arbeids)tijd krijgt de laatste decennia meer aandacht in zowel wetenschap als praktijk. Het gevoel van een tekort aan tijd hebben (‘time shortage’) overheerst hierbij. Volgens Larsson & Sanne (2005) ervaart ongeveer 60% van hun respondenten dat ze teveel te doen hebben tijdens werkdagen en dat ze moeilijkheden hebben om hiermee om te gaan. In andere studies wordt dit beeld bevestigd en komt duidelijk naar voren dat men vindt dat de tijd te snel gaat, teveel activiteiten bevat en dat men graag een lager tempo zou willen hebben. Daarnaast zou de balans tussen de verschillende activiteiten beter gelegd moeten worden. Tijd kan volgens Larsson & Sanne (2005) onderverdeeld worden in noodzakelijke tijd (slapen en eten), gecontracteerde tijd (betaald werk), vastgelegde tijd (huishoudelijk werk en andere verplichtingen in privé-leven) en vrije tijd. Uit tijdstudies komt naar voren dat men met name het gevoel heeft dat er te weinig vrije tijd overblijft om te kunnen herstellen van alle andere, verplichte, activiteiten met alle (gezondheids)gevolgen van dien.

Het effectief omgaan met tijd leidt er, in ieder geval in theorie, toe dat de balans tussen de verschillende activiteiten verbetert. Effectief werken start met het plannen van de verschillende activiteiten. Je kan veel van je werkdag plannen en jezelf ertoe zetten om het werk zoals gepland uit te voeren, aan de andere kant zullen verstoringen in het werk hoe dan ook deel zijn van je werkdag en je productiviteit omlaag halen. Een verstoring is te definiëren als een onverwachte gebeurtenis die de uitvoer van je geplande werk (negatief) beïnvloedt.

Er zijn grofweg drie bronnen van verstoringen te onderscheiden: 1. Persoonlijk/intern (energie- of concentratieverlies, met je gedachten ergens anders zijn), 2. Electronisch (telefoon, e-mail, beeper of dergelijke) en 3. Sociaal (collega’s die binnenlopen). Binnen de psychologie wordt hier vaak naar verwezen als interne en externe verstoringen.

Uit mijn eigen onderzoek is gebleken dat de tijd die aan externe verstoringen besteed wordt gemiddeld 96 minuten per dag bedraagt, dat is uitgaande van een gemiddelde werkdag van 8 uur, maar liefst 20% van de tijd. Uiteraard zijn ook hier verschillen op te merken, externe verstoringen nemen toe wanneer men bijvoorbeeld in een kantoortuin werkt of het type functie heeft waardoor telefoon of e-mail een belangrijk onderdeel van het werk is.

Globaal kan de aard van de verstoringen ingedeeld worden in 4 categorieën: A. cruciaal, B. belangrijk, C. weinig belangrijk en D. onbelangrijk. Categorie A en B zijn de soort verstoringen waar je hoe dan ook je aandacht op zal richten, ze zijn waardevol voor je en nodig. Maar verstoringen van de categorieën C en D zorgen er alleen voor dat je afgeleid wordt en niet bezig bent met hetgeen je eigenlijk zou moeten doen.

Uit onderzoek van Zijlstra, Roe, Leonora & Krediet (1999) onder secretaresses is gebleken dat verstoringen niet altijd als vervelend worden ervaren. Soms is het zelfs een welkome afwisseling van het werk, waarna men met vernieuwde energie de werkzaamheden weer oppakt. Er is echter met name onderzoek gedaan naar de negatieve kant van verstoringen en het verlies van effectiviteit en productiviteit omdat dit gevoel ook in de praktijk overheerst.

De beste manier om met tijdverslinders en verstoringen om te gaan is de avond voorafgaand aan de werkdag een planning te maken, bijvoorbeeld in de vorm van een ‘to-do-list’. Maak hierbij een onderscheid tussen taken of activiteiten die je moet doen en die je zou willen doen, zodat je de prioriteit goed voor ogen kan houden wanneer er bijvoorbeeld verstoringen zijn gedurende je werkdag. Plan niet de hele werkdag vol maar houdt rekening met verstoringen of inefficiënte tijd door hier tijd voor vrij te houden. Daarnaast is het van belang om gedurende je werkdag na te gaan of je werkt aan wat je gepland had. Op basis hiervan kan je ervoor kiezen om je activiteiten te wijzigen of eventueel je planning aan te passen. Ik hoor velen zeggen “ik heb hier geen tijd voor…”. Feitelijk is het zo dat je wel de tijd hebt maar die er klaarblijkelijk niet voor wilt nemen. Het is dus een eigen keuze of je tijd hebt of niet.

Bronnen

Bluedorn, A. C., Turban, D.B., and Love, M.S. (1999). The Effects of Stand-Up and Sit-Down Meeting Formats on Meeting Outcomes. Journal of Applied Psychology, 84, pp. 277-285.

Zijlstra, Roe, Leonora & Krediet (1999). Temporal factors in mental work: Effects of interrupted activities. Journal of Occupational and Organisational Psychology, 72, 163-185.