Time management gedragingen in verschillende culturen

Door Dr. Brigitte Claessens

Het is een trend dat in organisaties werkzaamheden, of zelfs hele afdelingen, naar het buitenland (bijvoorbeeld India, China of Maleisië) worden verplaatst. De voornaamste reden hiervoor is het gegeven de lonen in de betreffende landen doorgaans lager zijn dan in Nederland, wat de kosten van het totale product of van de geleverde dienst kan drukken. Naast de kostenoverweging zijn er natuurlijk ook andere redenen of werk te verplaatsen naar bepaalde landen zoals het specifieke kennisniveau van deze medewerkers of hun beschikbare tijd en middelen. Hoewel het veel voordelen heeft om werk uit te besteden, kleven er ook enkele risico’s aan. Deze risico’s hebben te maken met verschillen in communicatie, verschillen in machtsafstand tussen medewerkers en leidinggevenden, onzekerheidsvermijding of het proberen te voorkomen van gezichtsverlies, wat tot uiting kan komen in de opvatting en uitvoering van de opdracht. In Westerse culturen is het bijvoorbeeld heel gebruikelijk om toelichting te vragen op een ontvangen opdracht indien men deze niet goed denkt te begrijpen, in andere culturen is dit minder gebruikelijk. Andere verschillen hebben te maken met het omgaan met tijd en gebruik van time management technieken in het werk.

Steeds vaker wordt aan mij of aan collega’s de vraag gesteld: wat kunnen we doen om elkaar beter te begrijpen en de wijze waarop het werk in Nederlandse vestigingen gedaan wordt in lijn te krijgen met het werk in buitenlandse vestigingen? Regelmatig wordt hierbij het omgaan met deadlines genoemd: mensen in verschillende culturen zouden een verschillende opvatting van tijd hebben die tot uiting komt in het al dan niet gevoelig zijn voor tijdsdruk en het halen van deadlines. Het Spaanse ‘mañana mañana’ (vrij vertaald: morgen komt er weer een dag) drukt een opvatting van personen van deze cultuur over tijd uit. Deze opvatting staat in schril contrast met de opvattingen van personen van bijvoorbeeld de Nederlandse cultuur, die doorgaans zeer tijd- en / of deadlinegevoelig zijn.

Het omgaan met deadlines blijkt dus een punt van aandacht te zijn. De verschillen tussen culturen komen, wat betreft het omgaan met tijd, op verschillende manieren tot uiting, bijvoorbeeld in het inschatten van de hoeveelheid tijd die nodig is voor het uitvoeren van een bepaalde taak of activiteit, de hoeveelheid werk die binnen een afgesproken tijdsbestek (uur, dag, maand) verzet wordt en de kwaliteit hiervan (er is soms sprake van een trade-off tussen tijdigheid en kwaliteit; het werk is dan wel af binnen de afgesproken tijd, maar niet van de afgesproken kwaliteit). Hieraan gerelateerd is de vraag: verschillen personen van verschillende culturen in time management gedragingen en op welke manier komt dit dan tot uiting? Gevoelsmatig zullen de meeste personen antwoorden dat er wel degelijk grote verschillen in time management zijn, maar is dit ook (wetenschappelijk) vastgesteld?

Opvallend is, in tegenstelling tot de populaire aandacht, dat er tot op heden slechts enkele studies zijn verricht naar interculturele verschillen in time management gedragingen. Nonis, Teng, & Ford (2005), bestudeerden de verschillen tussen werknemers uit Sri Lanka en de Verenigde Staten en vonden geen verschillen in time management dimensies. Wel vonden ze dat één time management dimensie, doelen en prioriteiten stellen, in de ene cultuur (Verenigde Staten) wel aan werkprestatie gerelateerd was en in de andere cultuur (Sri Lanka) niet. Met andere woorden, in de Verenigde Staten blijken werknemers, die doelen en prioriteiten stellen, beter te presteren dan diegenen die dat niet doen. In Sri Lanka bleek het stellen van doelen prioriteiten geen verschil te maken voor de prestaties in het werk. in tegenstelling tot de algemene opvatting dat deze culturen verschillen in hun gevoel van tijd en het omgaan hiermee, concluderen Nonis et al. (2005) dat ze in hun studie niet hebben kunnen vaststellen dat dit ook op zou gaan voor time management gedragingen. De verschillen in time management gedragingen bleken minimaal te zijn in deze studie, maar dat neemt niet weg dat er wel degelijk verschillen tussen culturen zijn. In andere studies zijn hier wel aanwijzingen maar nog geen eenduidige bewijzen voor gevonden.

Cultuurverschillen met betrekking tot time management gedragingen hoeven naar mijn idee niet als risico’s beschouwd te worden, maar als kansen. Wanneer er meer studies naar dit onderwerp gedaan worden, kunnen er time management trainingen ontwikkeld worden die zich specifiek richten op het omgaan met én gebruik maken van deze culturele verschillen. Op dit moment worden er door diverse partijen alleen algemene trainingen aangeboden die inzicht geven in culturele verschillen, maar die niet altijd praktische handreikingen bieden. Daarnaast zijn deze trainingen niet gericht op het effectief en efficiënt omgaan met tijd over de verschillende culturen heen, terwijl dit met de toenemende globalisering wel steeds belangrijker wordt. Ik ben zelf bezig met het opzetten van wetenschappelijk onderzoek naar culturele verschillen in time management gedragingen, met name gericht op het elkaar beter begrijpen en ondersteunen in het uitvoeren van werk en het vaststellen van de effectiviteit van de verschillende gedragingen. Dit onderzoek zal resulteren in een specifieke en praktische time management training die voldoet aan de behoeften op dit gebied.

Bronnen

Nonis, S. A., Teng, J. K., & Ford, C. W. (2005). A cross-cultural investigation of time management practices and job outcomes. International Journal of Intercultural Relations, 29, 409-428.