Electronische time management tools: nuttig of niet?

Door Dr. Brigitte J.C. Claessens

Je kunt er tegenwoordig haast niet meer omheen: het gebruik van electronische tools en programma’s, zoals een e-mail programma met agendafunctie, een GSM met kalender- en reminderfunctie, een PDA (Personal Digital Assistant), om ons werk te organiseren en uit te voeren. Nagenoeg iedereen die werkt heeft er op een of andere manier mee te maken. Vaak wordt er in de privétijd ook mee gewerkt om informatie te zoeken op internet, te gamen, te chatten, korte films te bekijken op bijvoorbeeld Youtube en dergelijke.

Het roept bij mij in ieder geval de vraag op: helpt het ons om efficiënter en effectiever te werken of zijn electronische (hulp)middelen juist belastend in termen van tijdbesteding?

In de wetenschap wordt er nog maar weinig aandacht aan dit onderwerp besteed.
Wel wordt in vele time management studies benadrukt dat we veel van onze waardevolle tijd kwijt zijn aan ‘personal disorganisation’ (onder andere Kearns & Gardiner, 2007), vrij vertaald het persoonlijk gebrek aan overzicht en organisatie van hetgeen we willen uitvoeren. Uit eerdere time management studies was al bekend dat telefoonoproepen op alle momenten van de dag, personen die binnenlopen om iets te vragen (externe verstoringen) en het afgeleid of gedemotiveerd zijn om datgene te doen wat we ons hebben voorgenomen (interne verstoringen) veel tijd wegnamen. Gebrek aan persoonlijke organisatie kan daar dus aan toegevoegd worden.
In de loop der tijd zijn er vele (electronische) hulpmiddelen ontwikkeld om te helpen in het creëren van overzicht en organiseren van het werk. Zoals genoemd werkt bijna iedereen wel met een (electronische) agenda en maakt gebruik van een e-mailpakket en van internet. Hét verkoopargument voor deze producten is dat het u ‘tijd gaat besparen: minder tijd nodig om te plannen of te communiceren met anderen, snel de informatie vinden die u nodig hebt’. Maar, is dat ook zo?

In de praktijk valt op dat het gebruik van electronische hulpmiddelen ook redelijk wat tijd (extra) kost doordat er bijvoorbeeld vele velden ingevuld moeten worden, ook de velden waar je als gebruiker geen behoefte aan hebt, er ‘conflicten’ ontstaan bij afspraken die je op dat moment meteen moet oplossen, je onbekend bent met de nieuwe versie van een bekend programma en moet zoeken naar de functies die je nodig hebt en dan heb ik het nog niet over de storingen in het programma of in internetverbinding. In mijn time management coachingpraktijk kom ik deze voorbeelden steeds weer tegen. Ik ervaar ze zelf overigens ook.
Er zijn enkele wetenschappelijke studies gedaan waarin deze aspecten zijn bestudeerd.
Pearlman & Cornelius (2007) bijvoorbeeld beargumenteren dat de eerste PDA’s slechts beperkte functionaliteiten hadden omdat ze alleen bedoeld waren om snel data vast te leggen, zoals afspraken, taken of notities. De huidige generatie PDA’s, maar ook andere electronische hulpmiddelen dragen volgens hen bij aan efficiënt en effectief werken. Het besparen van tijd komt voort uit het handig combineren van alle functies. Waar we eerst allen werkten met handgeschreven notities, een papieren agenda, een mapje met visitekaartjes, post-its en dergelijke, kunnen we nu werken met één apparaat met al deze functionaliteiten. Groot voordeel is volgens hen dat er een eenvoudige synchronisatie met de PC mogelijk is waardoor alles ineens wordt bijgewerkt en de software een automatische update binnenhaalt. Kortom, op basis van deze studie zou het antwoord zijn: ja, het levert tijdwinst en overzicht op om met een elektronisch hulmiddel te werken.

Een andere, zeer uitgebreide, studie (Lin 2008) bevestigt dit resultaat tot op zekere hoogte. Lin vond in een interviewstudie dat men vanuit time management oogpunt behoefte heeft aan electronische hulmiddelen die voldoen aan 4 designvoorwaarden:

Integratie van events’ (activiteiten met een toegewezen starttijd, verwachte deelnemers en locatie) en taken (deel van het werk dat iemand van plan is om uit te voeren met alleen een deadline als vast punt)
‘Floating time slots’ (variabele tijdsduur, dus bijvoorbeeld geen standaardinstelling van 30 min per afspraak)
‘Location awareness’ (locatieaanduiding om een gevoel te krijgen van waar je nu bent of locatie kantoor ten opzichte van de locatie waar je naartoe moet)
‘Travel time awareness’ (aanduiding van reistijd naar de volgende afspraak, om rekening mee te houden in de planning van de afspraken).
Vervolgens is er een instrument ontwikkeld op basis van ‘iterative prototyping’ (herhaaldelijk verbeteren van het ontwerp op basis van testen) en is dit gebruikt in een experiment. Deelnemers gebruikten dit nieuwe instrument in de experimentele conditie en bestaande PDA oplossingen in de controle conditie. Het nieuwe instrument bleek te voldoen aan de wensen: het leverde tijdwinst op ten opzichte van de controle conditie en deelnemers waren meer tevreden over hun ervaring met een elektronisch hulpmiddel.
Wat betekent dit nu voor de gebruikers van alledag? Eerst laat wetenschappelijk onderzoek zien dat het gebruik van electronische tools nuttig is. Vervolgens heeft wetenschappelijk onderzoek aangetoond dat er nog verbeteringen mogelijk zijn en er zullen komen op enig moment. Hoe die verbeteringen er exact uit gaan zien, dat is nog niet te voorspellen.

Naar mijn idee is er nog veel (wetenschappelijk) onderzoek te doen, met name naar het time management gedrag van mensen die met electronische hulpmiddelen werken. In de praktijk zie ik te veel mensen worstelen met deze hulpmiddelen en vraag ik me af of het uit time management oogpunt voor ieder even goed werkt. Natuurlijk zijn er ook mensen die een voorkeur voor een papieren systeem hebben en om die reden electronische hulpmiddelen niet gebruiken. Recente wetenschappelijke studies zijn in ieder geval enthousiast over electronische tools en bepleiten het gebruik ervan. De tijd zal het leren…

Bronnen

Kearns, H. & Gardiner, M. (2007). Is it time well spent? The relationship between time management behaviours, perceived effectiveness and work-related morale and distress in a university context. Higher Education Research & Development, 26, 235-247.

Lin, M. (2008). At the right place at the right time – digital support for personal time management. Dissertation University of Maryland, Baltimore County, United States.

Pearlman, F. A. & Cornelius, F. H. (2007). Getting comfortable with organizational features. In: PDA connections: mobile technology for health care professionals, Cornelius, F. H. & Gallagher, M. (Ed). Philadelphia, US: Lippincott Williams and Williams Publishers.